Importar y exportar datos en Odoo: guía con Excel y CSV

Migrar datos a Odoo desde una hoja de Excel, un sistema anterior o el programa de facturación de siempre es uno de los primeros pasos al implementar el ERP. Odoo Community incluye herramientas nativas de importación y exportación que permiten mover cualquier tipo de dato sin conocimientos técnicos ni programación.

Con OCM el soporte en español puede ayudarte a migrar tus datos en la primera sesión — clientes, productos, tarifas y stock inicial. No tienes que hacerlo solo. Empieza gratis en OCM →

Cómo exportar datos de Odoo a Excel

Puedes exportar cualquier lista de Odoo (contactos, productos, facturas, movimientos de stock) a Excel en cualquier momento:

1. Ve a la sección que quieres exportar (ej: Contactos → lista de clientes)
2. Aplica los filtros que necesites para limitar los registros
3. Selecciona los registros con la casilla de la cabecera (o selecciona todos)
4. Haz clic en Acción → Exportar registros
5. Selecciona los campos que quieres exportar (puedes añadir o quitar columnas)
6. Elige formato XLSX o CSV y descarga

La exportación incluye todos los campos que selecciones — puedes exportar campos relacionados como "Nombre del país del cliente" sin que tengas que hacer JOINs manuales.

Cómo importar datos a Odoo desde Excel o CSV

El proceso de importación sigue siempre el mismo patrón en Odoo:

1. Ve a la sección donde quieres importar (ej: Contactos)
2. Haz clic en Nuevo → Importar registros (o en el botón Importar si está visible)
3. Descarga la plantilla de importación — es un Excel/CSV con las columnas exactas que Odoo espera
4. Rellena la plantilla con tus datos
5. Sube el fichero
6. Mapea las columnas si los nombres no coinciden exactamente
7. Haz clic en Probar para ver errores antes de importar de verdad
8. Si no hay errores, haz clic en Importar

Recomendación clave: siempre descarga la plantilla de Odoo en lugar de crear tu propio formato. Los nombres de columnas deben coincidir exactamente — un espacio de más o un acento diferente puede causar que toda la importación falle.

Importar contactos (clientes y proveedores)

Para importar clientes y proveedores desde tu base de datos actual:

1. Ve a Contactos → Importar registros
2. Las columnas más importantes: Nombre, NIF/CIF, Email, Teléfono, Calle, Ciudad, Código Postal, País, ¿Es cliente?, ¿Es proveedor?
3. El campo País debe ser el nombre del país tal como aparece en Odoo (ej: "España", no "ES" ni "Spain")
4. Los campos booleanos como "¿Es cliente?" aceptan TRUE/FALSE o 1/0

Si tus clientes tienen múltiples contactos (diferentes personas de contacto dentro de la misma empresa), primero importa las empresas y luego los contactos con el campo Empresa rellenado para crear la jerarquía correcta.

Importar productos y tarifas

Para importar el catálogo de productos:

1. Ve a Inventario → Productos → Importar registros (o desde el módulo de Ventas → Productos)
2. Columnas clave: Nombre del producto, Referencia interna, Precio de venta, Precio de coste, Categoría de producto, Tipo (Consumible, Servicio, Almacenable), Unidad de medida
3. Las categorías de producto deben existir previamente en Odoo (o se crearán si incluyes el nombre completo)
4. Para importar variantes, necesitas columnas adicionales con los atributos

Importar inventario inicial

Para cargar el stock inicial al empezar con Odoo:

1. Ve a Inventario → Operaciones → Ajustes de inventario
2. Haz clic en Importar registros
3. Las columnas necesarias son: Producto (referencia o nombre), Ubicación, Cantidad disponible
4. Si usas lotes o números de serie, añade la columna Número de lote/serie

El ajuste de inventario creará los movimientos de stock iniciales y actualizará el inventario disponible en Odoo.

Errores comunes al importar y cómo resolverlos

OCM: migración asistida en la primera sesión

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Preguntas frecuentes

¿Puedo importar facturas históricas a Odoo?

Sí, pero con matices. Puedes importar facturas de clientes y proveedores con su estado (pagada, pendiente). La importación de facturas es más compleja que la de contactos o productos — necesitas el cliente, la fecha, las líneas y los impuestos correctamente formateados. Es recomendable importar solo desde el inicio del ejercicio fiscal actual.

¿Puedo actualizar registros existentes con una importación?

Sí. Si incluyes el campo ID externo (External ID) en tu fichero, Odoo actualizará los registros existentes en lugar de crear duplicados. Es el método recomendado para actualizar precios o datos masivos.

¿Cuántos registros puedo importar a la vez?

No hay límite oficial, pero para importaciones grandes (más de 10.000 registros) es recomendable dividir en lotes de 2.000-5.000 registros para evitar timeouts y facilitar la identificación de errores.

¿La importación de datos es reversible?

Depende del tipo de dato. Los contactos y productos puedes eliminarlos si la importación fue incorrecta. Los asientos contables y movimientos de stock son más difíciles de revertir — por eso siempre recomendamos probar primero con el botón "Probar" antes de confirmar la importación.

¿Puedo automatizar exportaciones periódicas de Odoo?

Sí, mediante la API de Odoo o módulos de integración como el conector de Odoo con Excel de la OCA. Para exportaciones automáticas periódicas (ej: exportar ventas del día a un sistema externo), necesitarás usar la API XML-RPC o JSON-RPC de Odoo.