Ley de fichajes 2026: control horario digital con Odoo

La nueva ley de fichajes de 2026 obliga a todas las empresas españolas a registrar digitalmente la jornada laboral de sus empleados. El papel y las hojas de Excel quedan prohibidos. El sistema debe ser inalterable, con trazabilidad y conservación durante 4 años. Las sanciones por incumplimiento pueden superar los 10.000€.

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Qué exige exactamente la ley de fichajes 2026

La nueva normativa de registro horario (aprobada en 2026 como reforma del Estatuto de los Trabajadores) establece que todas las empresas, sin excepción de tamaño, deben:

• Registrar digitalmente la hora de entrada y salida de cada empleado cada día
• Registrar también las pausas cuando superen un umbral establecido en el convenio colectivo
• Conservar los registros durante un mínimo de 4 años
• Garantizar que los registros son inalterables (no se pueden modificar retroactivamente)
• Proporcionar a los empleados acceso a sus propios registros
• Tener los registros disponibles para la Inspección de Trabajo en cualquier momento

Plazos y fechas de entrada en vigor

Si tu empresa todavía no tiene el sistema implementado, estás en riesgo de sanción. El plazo de adaptación ya ha terminado o está terminando según el tamaño de tu empresa.

Sanciones por incumplimiento

Las sanciones se encuadran en la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS):

• Infracción leve: no llevar el registro de jornada → 60€ a 625€ por trabajador
• Infracción grave: registro incompleto, sin inalterabilidad o no accesible → 626€ a 6.250€
• Infracción muy grave: falsificación de registros → 6.251€ a 187.515€

La Inspección de Trabajo puede pedir los registros sin previo aviso. Si no los tienes o no cumplen los requisitos, la sanción es inmediata.

Requisitos técnicos del sistema de fichaje

La ley no obliga a usar un sistema concreto, pero el sistema que uses debe cumplir:

• Inalterabilidad: los registros no pueden modificarse una vez guardados (o debe quedar traza de cualquier modificación)
• Trazabilidad: debe identificar quién hizo el registro, cuándo y desde dónde
• Conservación: mínimo 4 años accesibles
• Accesibilidad del empleado: cada trabajador debe poder consultar sus propios registros
• Exportable: debe poder exportarse en formato legible para la Inspección de Trabajo

Los sistemas aceptados incluyen apps móviles, relojes de fichaje con PIN o tarjeta, reconocimiento facial, o sistemas ERP como Odoo con el módulo de Asistencias.

Cómo cumplir con Odoo Community

Odoo Community incluye el módulo de Asistencias que cumple todos los requisitos técnicos de la ley:

• Registro de entrada/salida con timestamp exacto y usuario identificado
• Los registros son inalterables por los empleados (solo los responsables de RRHH pueden hacer correcciones, que quedan trazadas)
• Acceso al portal para que cada empleado vea sus propios registros
• Exportación a Excel/CSV con todos los datos para la Inspección
• Conservación indefinida en la base de datos

Configurar el control horario en Odoo paso a paso

1. Ve a Asistencias → Configuración → Ajustes y activa el módulo
2. Crea los empleados en el módulo de Empleados si no los tienes
3. Para fichaje desde ordenador: los empleados entran en el sistema de kiosk de Odoo (/web#action=hr_attendance.hr_attendance_action_kiosk_mode) y marcan entrada/salida con su PIN o tarjeta
4. Para fichaje desde móvil: instalan la app Odoo en su teléfono y fichan desde ella
5. Para hardware (terminal de fichar): Odoo es compatible con lectores de tarjeta RFID que se conectan a la interfaz kiosk

El responsable de RRHH puede ver en tiempo real quién está trabajando, revisar las horas de cada empleado y exportar el informe mensual de asistencia.

OCM: control horario desde el primer día

Con OCM el módulo de Asistencias está disponible desde el primer día. En menos de una hora puedes tener el sistema de fichaje digital configurado y cumpliendo la ley — sin instalar software en los ordenadores, sin servidores propios.

Los empleados fichan desde la web o la app móvil. Tú ves los registros en tiempo real. Todo queda guardado con inalterabilidad y trazabilidad. Más sobre el control horario en OCM →

El soporte en español de OCM puede ayudarte a configurar el sistema para toda la plantilla en una sola sesión. Soporte incluido en todos los planes →

Preguntas frecuentes

¿Un Excel firmado por el empleado cumple la ley de fichajes 2026?

No. La nueva ley de 2026 prohíbe expresamente el papel y el Excel como únicos sistemas de registro. El sistema debe ser digital, con inalterabilidad garantizada técnicamente — un Excel puede modificarse sin dejar traza.

¿Los trabajadores en teletrabajo también deben fichar?

Sí. La obligación de fichaje se aplica a todos los trabajadores independientemente de si trabajan en la oficina, en remoto o en modalidad híbrida. Odoo permite fichar desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

¿Puedo usar una app de terceros para fichar y que se sincronice con Odoo?

Sí. Existen módulos OCA que conectan terminales de fichaje de terceros (Timeware, ZKTeco, etc.) con el módulo de Asistencias de Odoo. Pero para la mayoría de pymes, el sistema nativo de Odoo es suficiente.

¿El módulo de Asistencias está en Odoo Community o solo en Enterprise?

El módulo básico de Asistencias (fichaje entrada/salida) está en Odoo Community. Algunas funcionalidades avanzadas como la geolocalización del fichaje o los análisis predictivos están en Enterprise. Para cumplir la ley de fichajes, Community es suficiente.

¿Cuánto tiempo debo conservar los registros?

La ley de 2026 exige conservar los registros durante 4 años. Con Odoo, los registros permanecen en la base de datos indefinidamente mientras tengas activa tu instancia. Con OCM, los backups garantizan que no perderás ningún dato.