Fechas de caducidad y FEFO en Odoo: productos perecederos

Si tu empresa trabaja con productos perecederos (alimentación, cosmética, farma, reactivos de laboratorio), el control de fechas de caducidad no es opcional — es una obligación legal y una cuestión de seguridad. Odoo Community tiene soporte completo para gestionar caducidades, alertas y la estrategia FEFO (First Expired, First Out) de forma automática.

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¿Qué es FEFO y para qué sirve?

FEFO (First Expired, First Out) es una estrategia de salida de almacén que prioriza la expedición de los productos con fecha de caducidad más próxima. Es la versión "perecedera" del FIFO: en lugar de sacar primero lo que llegó antes, sacas primero lo que caduca antes.

Sin FEFO configurado, un operario podría coger aleatoriamente cualquier lote del almacén y enviar productos que caducan en 3 meses mientras deja en el almacén productos que caducan en 2 semanas. Con FEFO activado en Odoo, el sistema propone automáticamente el lote con menor fecha de caducidad.

Activar fechas de caducidad en Odoo

1. Ve a Inventario → Configuración → Ajustes
2. En la sección Trazabilidad, activa Lotes y números de serie
3. Una vez activado, aparece la opción Fechas de caducidad — actívala también
4. Guarda

Las fechas de caducidad solo funcionan con productos que tengan trazabilidad por lote o número de serie — son los que tienen un identificador único asignado al recibir mercancía.

Configurar caducidad en un producto

Para cada producto que requiera control de caducidad, ve a la ficha del producto, pestaña Inventario:

1. En Seguimiento, selecciona Por número de lote (para productos en lote) o Por número de serie (para unidades individuales)
2. En la sección Fechas, configura:
   • Fecha de caducidad: días desde la recepción hasta que el producto no debe usarse
   • Consumir preferentemente antes de: días antes de la caducidad en que el producto empieza a degradarse (Best Before)
   • Fecha de eliminación: días para retirar definitivamente el producto del almacén
   • Fecha de uso: para cosmética e industria, cuántos días tras apertura es seguro usarlo

Cuando recibas mercancía, Odoo calculará automáticamente la fecha de caducidad del lote a partir de la fecha de recepción más los días configurados — aunque también puedes editarla manualmente si el proveedor te indica una fecha específica.

Registrar fechas al recibir mercancía

Al validar una recepción de compra, para cada línea de producto con trazabilidad por lote:

1. Haz clic en el icono de detalle del lote
2. Asigna o crea el número de lote
3. Edita la fecha de caducidad si el proveedor indica una fecha distinta a la calculada automáticamente
4. Valida la recepción

El lote quedará registrado con su fecha de caducidad en Inventario → Productos → Números de lote/serie.

Configurar la estrategia FEFO

La estrategia FEFO se configura a nivel de ubicación de almacén:

1. Ve a Inventario → Configuración → Ubicaciones
2. Asegúrate de que las ubicaciones están activadas (Ajustes → Ubicaciones de almacenamiento)
3. Abre la ubicación de tu almacén principal (normalmente "WH/Stock")
4. En la sección Logística, campo Estrategia de eliminación, selecciona Primero en caducar, primero en salir (FEFO)
5. Guarda

A partir de ese momento, al crear albaranes de venta, Odoo propondrá automáticamente el lote con fecha de caducidad más próxima para cada línea de producto.

Alertas de caducidad próxima

Para recibir avisos antes de que los productos caduquen, ve a Inventario → Productos → Números de lote/serie y filtra por Fecha de caducidad próxima. Puedes ver todos los lotes que caducan en los próximos X días.

También puedes crear un informe programado en Odoo que envíe por email un listado de lotes próximos a caducar a tu responsable de almacén. El módulo de actividades de Odoo puede enviarte recordatorios internos cuando un lote esté a 30, 15 o 7 días de caducar.

Bloquear lotes caducados

Cuando un lote supera su fecha de caducidad, Odoo puede bloquearlo automáticamente para que no se pueda usar en albaranes de venta ni en órdenes de fabricación. En la ficha del lote, el campo Estado cambiará a "Caducado".

Puedes activar el bloqueo automático en Inventario → Configuración → Ajustes → Bloquear productos caducados.

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Preguntas frecuentes

¿Puedo usar fechas de caducidad sin activar los números de lote?

No. Las fechas de caducidad en Odoo están vinculadas al sistema de trazabilidad por lote o número de serie. Sin número de lote, no hay a qué asociar la fecha de caducidad.

¿La estrategia FEFO y la FIFO son compatibles?

No en la misma ubicación. Si una ubicación tiene FEFO configurado, Odoo ignorará FIFO para esa ubicación. FEFO tiene prioridad sobre FIFO cuando hay fechas de caducidad configuradas en los lotes.

¿Qué pasa si el proveedor no indica fecha de caducidad en el albarán?

Si el producto tiene días de caducidad configurados en su ficha, Odoo calculará la fecha automáticamente a partir de la fecha de recepción. Si prefieres no asumir una fecha, puedes dejar los días en blanco y obligar a que alguien la introduzca manualmente en cada recepción.

¿Puedo consultar qué ha caducado en los últimos 30 días?

Sí. En Inventario → Productos → Números de lote/serie, filtra por estado "Caducado" y por fecha de caducidad entre las fechas que quieras. También puedes exportar la lista a Excel.

¿Las fechas de caducidad afectan a la valoración de inventario?

No directamente. Odoo no elimina automáticamente el valor contable de los lotes caducados — tendrás que hacer un ajuste de inventario para dar de baja esas unidades y su valoración correspondiente.